Comment utiliser Google Hangouts Meet pour vos visioconférences
Les outils collaboratifs Google G Suite peuvent vous aider à rester connecter.
Réinventer le travail en raison de la pandémie de COVID-19
La pandémie de coronavirus (COVID-19) nous a forcé à revoir et adapter nos méthodes de travail par la collaboration numérique mais également avec un outils essentiel la visioconférence avec vos collègues, clients et fournisseurs. Certains étaient déjà prêts depuis longtemps et d’autres doivent se mettre à jour pour ce changement de méthode de travail.
Google Hangouts Meet
L’outil Google Hangouts Meet est un outils online qui permet de connecter des utilisateurs web entre eux à travers le réseau internet. Il n’est pas nécessaire d’être client Google G Suite pour participer à une visioconférence, il est par contre nécessaire d’être client pour pouvoir créer une session.
Hangouts Meet est accessible directement depuis un navigateur web, bien que nous conseillons d’utiliser Google Chrome. Vous pouvez également télécharger l’application depuis votre appareil mobile, via Google Play ou via l’Apple Store.
Comment accéder à l’application
Version navigateur web
Google Hangouts Meet, cliquer sur le liens meet.google.com
Application mobile Android
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings
Application mobile iOS
https://apps.apple.com/us/app/hangouts-meet-by-google/id1013231476
Comment démarrer une vidéoconférence dans Google Hangouts Meet depuis le panneau d’applications (utilisateurs G Suite)
Cliquez sur l'icône des applications, cliquez sur l'icône Meet (vert).
Testez vos paramètres audio/vidéo
Vous pouvez tester votre micro, vos haut-parleurs et votre Webcam en cliquant sur la roue dentée dans le coin supérieur droite.
Dans le coin supérieur droit, vous verrez l'icône des paramètres. Cliquez sur cette icône pour ouvrir une fenêtre d'affichage qui affiche l'audio et la webcam de votre appareil afin que vous puissiez les tester.
C'est un bon moyen de vous assurer que les outils dont vous avez besoin pour organiser une vidéoconférence fonctionnent.
Rejoindre ou démarrer une réunion
Une fois que tout est en ordre, vous pouvez démarrer ou rejoindre une réunion. Cliquer sur “Rejoindre ou démarrer une réunion”
- Si vous rejoignez une réunion, vous pouvez saisir le code qui vous à été fournis.
- Si vous rejoignez une réunion interne à votre domaine G Suite, vous pouvez saisir le pseudo de la réunion.
- Si vous voulez démarrer une nouvelle réunion, vous pouvez saisir un pseudo ou laisser le champ vide.
Puis cliquez “Continuer”
Il vous sera demandé d'entrer un code de réunion si vous vous joignez à une réunion existante ou de nommer la réunion que vous créez. Cliquez sur Continuer.
Vérifiez le cadrage et que tout fonctionne
L’écran suivant vous permet de vérifier le fonctionnement de votre caméra, micro et de choisir ce que vous désirez diffuser.
N'oubliez que les utilisateurs à l'autre bout vous verrons ! Alors cadrez vous correctement et essayer d'être sur votre meilleure jour malgré le confinement à domicile ;-)
Vous pouvez dès-lors choisir une des 3 options suivantes :
- Participer à la réunion, ce qui vous permet de rejoindre ou de démarrer la session
- Présenter, ce qui vous permet de diffuser le contenu de votre écran
- Participer via un téléphone, ce qui vous permet de rejoindre la session via un téléphone fixe ou mobile par un numéro local.
Ajouter des participants
La fenêtre suivante contient toutes les informations concernant la visioconférence ainsi que les liens, codes et numéro de téléphone pour joindre la session.
Vous pouvez également inviter des utilisateurs par email à rejoindre la session.
Modifier les paramètres durant la réunion
Si vous êtes l'organisateur de la séance, vous pouvez depuis le menu inférieur droite, démarrer l’enregistrement de la réunion
Si vous êtes le présentateur, à partir de votre écran, vous verrez des outils pour mener votre conférence. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur les trois points. Cela vous donnera la possibilité d'enregistrer la réunion. Vous trouverez également Activer les sous-titres pour les membres malentendants.
Voici les menus disponibles :
- Enregistre la réunion -> Permet d'enregistre votre réunion sur Google Drive
- Modifier la mise en page -> Vous aurez le choix entre (automatique, barre latérale, projecteur ou mosaïque), testez les divers modes selon vos désires.
- Plein écran -> Active le mode visio en plein écran
- Activer les sous-titres -> Avec ce mode, l'inteligence artificielle transcrit toutes les conversations.
- Paramètres -> Permet d'accéder à vos paramètre de caméra, micro et haut-parleurs
- Utiliser un téléphone pour activer le son -> dans certains cas, l'utilisateur peu utiliser un téléphone comme micro/haut-parleur
Présenter votre travail
Toujours en bas de l'écran, vous verrez également Présent maintenant. En cliquant dessus, vous avez la possibilité de partager votre écran et tout ce que vous y avez affiché, y compris les présentations de diapositives et les vidéos.
Participer à une séance sans compte Google ou G Suite
Il est également possible de participer à une séance si vous êtes un utilisateur externe au domaine et sans compte Google. Il suffit pour cela de se rendre sur la page meet.google.com et de cliquer sur "Utiliser un code de réunion".
Vous devez saisir le code de réunion fourni par l'organisateur de la séance, remarque il n'est pas nécessaire d'introduire les traits d'union "-"
N'oubliez pas d'autorisez meet.google.com à utiliser votre caméra et micro ! C'est en effet l'erreur la plus courante des utilisateurs qui n'ont pas l'habitude d'utiliser les services de visioconférence en ligne.
Entrez votre nom, tels qu'il apparaitra aux autres utilisateurs et cliquez sur "Participer"
L'organisateur sera averti de votre demande de participation et pourra accepter ou refuser l'accès à la séance.
Le menu pour les utilisateurs est presque identique à celui de l'organisateur.
